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10個(gè)月打造金牌班組系列 3.5

日期:2022-04-28 / 人氣: / 來源:m.wtport.com / 熱門標(biāo)簽:

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3.5  具備時(shí)間管理的觀念

3.5.1 時(shí)間管理矩陣的定義

時(shí)間管理理論:把時(shí)間按照緊迫性和重要性分成ABCD四類,形成時(shí)間管理的優(yōu)先矩陣。(如圖)

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3-X 時(shí)間管理優(yōu)先矩陣

時(shí)間管理矩陣重要性:與目標(biāo)有關(guān)的活動(dòng),凡是有價(jià)值的有利于組織和個(gè)人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的就是中要的事。時(shí)間管理矩陣緊急性:是指必須立即處理的事,急迫之事通常都顯而易見,拖延不得;也可能較討好、有趣卻不一定很重要。

A類事件緊急又重要,如:有限期的計(jì)劃、管理危機(jī)、安全事故、客戶投訴等;B類事件不緊急但很重要,如:公司戰(zhàn)略形成、建立新型的人際關(guān)系、企業(yè)人才培養(yǎng)、學(xué)習(xí)新技能、保持身體健康等;C類事件不重要但很緊急,如:接待不速之客、接電話、出席一些會(huì)議、寫一些報(bào)告等;D類事件既不緊急又不重要,如看報(bào)紙、看電視連續(xù)劇、閑聊等。

不同類的事情要如何去安排,如何加以調(diào)整和運(yùn)用?這些事情讓你去做一個(gè)什么樣的人,有四種可以參考:一種認(rèn)為每樣事情都很重要,很緊迫,這是壓力人(A類)的體現(xiàn);一種認(rèn)為應(yīng)該有條不紊、有條有理的完成工作,做一個(gè)從容不迫的人(B類);一種認(rèn)為千萬不要去做那種很緊急、但不重要的事情的人,是一個(gè)沒有用的人(C);最后一種,你總在應(yīng)付一些雜事,但這些事情又不重要又不緊急,稱為賴人(D類)。注重哪一類事務(wù),你可能就會(huì)稱為哪一類人。

但現(xiàn)實(shí)生活中,我們一般不可能是ABCD類中的一種,事實(shí)上是錯(cuò)綜復(fù)雜的,可能對(duì)于ABCD類的事件的時(shí)間分配存在差異而已,具統(tǒng)計(jì)普通人和高效能人士對(duì)事件的時(shí)間安排如下:

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3-X 普通人與高效能人士的時(shí)間安排

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3-X按照80/20原則普通人時(shí)間管理柏拉圖

 

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3-X按照80/20原則高效能人士時(shí)間管理柏拉圖

所以,人生失敗與成功,從長遠(yuǎn)的角度看就是你的視野和高度,如果你總是做緊急但不重要的事情,我們就會(huì)碌碌而為,其實(shí)也是我們眾生的體現(xiàn),當(dāng)然包含我自己;而對(duì)于有長遠(yuǎn)規(guī)劃的人生或者事件,我們把主要精力放在上面,就會(huì)成就不一樣的人生和一件重大事件的成功。

3.5.2 GTD時(shí)間管理

GTD ( Getting Things Done),翻譯過來就是“把事情做完”,是一個(gè)管理時(shí)間的方法。這個(gè)工具在時(shí)間管理的領(lǐng)域擁有極高的影響力,可以說是一個(gè)一整套方法工具的集合,屬于時(shí)間管理的高級(jí)工具。其包含五個(gè)階段:

2  收集階段:填充工作籃

收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來,同時(shí)讓你清楚“隧道的終點(diǎn)”在哪里。

2  處理階段:清空工作籃

清空工作籃并不是要去全部把事情做完,而是去確定每一項(xiàng)工作的內(nèi)容和實(shí)質(zhì),就是給每個(gè)任務(wù)打上標(biāo)簽,并判斷出下一步的具體措施,我們要判斷出哪些任務(wù)需要馬上去做?哪些任務(wù)需要延后處理?哪些任務(wù)需要委托別人?只有對(duì)所有的任務(wù)打上標(biāo)簽,才能有條不紊的去處理。

2  管理階段:建立好清單

在處理階段,我們對(duì)各個(gè)任務(wù)進(jìn)行了判定,也就是打了標(biāo)簽,下面要對(duì)各種任務(wù)放入不同的清單系統(tǒng)里。一般有四種清單:愿望清單、等待清單、項(xiàng)目清單、執(zhí)行清單。

2  檢查階段:回過頭看看

檢查階段非常重要,回過頭看看,哪些任務(wù)完成了?哪些任務(wù)遇到困難了?任務(wù)進(jìn)行到什么程度了?哪些任務(wù)需要調(diào)整?檢查可以優(yōu)化我們的時(shí)間管理系統(tǒng),進(jìn)而提升工作效率。

2  行動(dòng)階段:選最佳方案

執(zhí)行就是按照行動(dòng)清單和日歷進(jìn)行任務(wù)的處理,通常需要考慮:環(huán)境、時(shí)間、精力及重要性。

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3-X   GTD時(shí)間管理方法

 

3.5.2 番茄工作法的掌握

前面講述了時(shí)間矩陣優(yōu)先安排,是對(duì)于我們對(duì)事件重要程度的看法和如何分配時(shí)間進(jìn)行處理相應(yīng)的事情。下面介紹如何管理時(shí)間,在有效的時(shí)間內(nèi)有效率的進(jìn)行工作,方法有多種,可能因人而已,番茄工作法就是其中一種簡單易行的時(shí)間管理方法。

2  番茄工作法的定義

番茄工作法,簡單地說,就是把工作時(shí)間劃分為多個(gè)番茄時(shí)間。一個(gè)番茄時(shí)間包含兩個(gè)部分:25分鐘的工作學(xué)習(xí)和5分鐘的休息。工作學(xué)習(xí)時(shí)間專注于工作學(xué)習(xí),中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事情,直到該25分鐘結(jié)束,然后短暫休息5分鐘。

2  3.2 番茄工作法的實(shí)施步驟

實(shí)施番茄工作法的規(guī)則和具體步驟如下:

STEP1:每天開始的時(shí)候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù),將任務(wù)逐項(xiàng)寫在列表里(或記在軟件的清單里)

STEP2:設(shè)定你的番茄鐘(定時(shí)器、軟件、鬧鐘等),時(shí)間是25分鐘。

STEP3:開始完成第一項(xiàng)任務(wù),直到番茄鐘響鈴或提醒(25分鐘到)。

STEP4:停止工作,并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫個(gè)X。

STEP5:休息3~5分鐘,活動(dòng)、喝水、方便等等。

STEP6:開始下一個(gè)番茄鐘,繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去,直到完成該任務(wù),并在列表里將該任務(wù)劃掉。

每四個(gè)番茄鐘后,休息25分鐘。在某個(gè)番茄鐘的過程里,如果突然想起要做什么事情,那么:a)非得馬上做不可的話,停止這個(gè)番茄鐘并宣告它作廢(哪怕還剩5分鐘就結(jié)束了),去完成這件事情,之后再重新開始同一個(gè)番茄鐘;b)不是必須馬上去做的話,在列表里該項(xiàng)任務(wù)后面標(biāo)記一個(gè)逗號(hào)(表示打擾),并將這件事記在另一個(gè)列表里(比如叫“計(jì)劃外事件”),然后接著完成這個(gè)番茄鐘。

 


作者:小編


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